Ce règlement intérieur a pour objectif de compléter et préciser les statuts de l'association ACF Vendée Océan, dont l'objet principal est l’organisation de voyages et sorties.
Il sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent.
Titre I : Membres
Article 1er – Composition L'association ACF Vendée Océan est composée des membres actifs qui sont les adhérents
Article 2 – Cotisation
Seuls les membres actifs ou adhérents paient une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le Conseil d'Administration, puis validé par l'Assemblée Générale.
Le versement de la cotisation peut être établi par virement ou par chèque à l'ordre de l'association et effectué au plus tard le 31 janvier de l’année en cours, sauf pour les nouveaux adhérents qui règlent leur cotisation au moment de leur adhésion.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.
Article 3 - Admission de membres nouveaux
L'association ACF Vendée Océan peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission et notamment remplir une fiche d’inscription et se soumettre à toute demande complémentaire de documents formulée par l’association.
Article 4 – Exclusion, Radiation des membres La radiation peut être prononcée par le conseil d’administration en cas de non-paiement de la cotisation dans les délais.
Article 5 – Démission des membres Conformément à l'article 10 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple ou recommandée avec accusé de réception, ou par courrier électronique, sa décision au Président de l’association.
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
Titre II : Fonctionnement de l'association
Article 6 - Le conseil d’administration
Conformément aux articles 11 et 13 des statuts de l'association ACF Vendée Océan, le Conseil d’Administration a pour mission la gestion et l’administration de l’association. Il dispose d’une manière générale des pouvoirs les plus étendus pour atteindre les buts de l’association et les orientations exprimées par les assemblées générales.
Il est composé de 6 membres minimum et 15 au maximum.
Les candidats au conseil d’administration doivent être adhérents de l’association ACF Vendée Océan depuis au moins 3 années consécutives à la date de leur candidature.
Article 7 - Le Bureau
Conformément à l'article 14 des statuts de l'association ACF Vendée Océan, le bureau a pour objet d’animer l’association et de traiter les affaires courantes.
Il se réunit dans l’année, autant de fois que nécessaire.
Article 8 – Les Coopérants Le conseil d’administration pourra s’entourer de membres volontaires, choisis parmi les adhérents pour l’accompagner dans sa mission.
Ces personnes désignées les « coopérants » seront là pour gérer notamment des tâches accessoires, telles que : suivi matériel et logistique, communication et site internet, participation à la rédaction et à la mise en page des magazines semestriels, lien avec les adhérents en particulier pour les dossiers d’assurances, préparation des locaux et accueil des participants lors de manifestations de l’association…
Les coopérants peuvent être invités aux réunions du Conseil d’Administration afin d’être informés des sujets qui les concerne, en aucun cas ils ne peuvent intervenir dans les décisions prises par le Conseil d’administration.
La mission des coopérants prendra fin à tout moment, soit de leur propre initiative, soit par décision du conseil d’administration.
Titre III : Activités de l’association (voyages et sorties)
Article 10 – Organisateurs des voyages et sorties
Les voyages et sorties sont organisés par des membres organisateurs bénévoles, après validation du projet par le conseil d’administration.
Sans eux, sans leur bonne volonté à oeuvrer pour rechercher les destinations, les meilleurs tarifs et conditions pour les participants, il ne peut y avoir de voyages et d’activités pour les membres.
Les organisateurs accompagnent les membres durant les voyages et sorties et sont responsables du bon déroulement du séjour. Ils sont les seuls correspondants connus et reconnus par l’association.
A ce titre, les membres qui participent aux voyages doivent respecter les organisateurs et adopter à leur égard une attitude amicale, de compréhension en cas d’erreur ou d’incident fortuit et même en cas de mauvaise météo !
La bonne humeur, l’entraide et la solidarité doivent être de mise dans un esprit de bonne camaraderie.
Article 11 – Frais engagés par les organisateurs des voyages et sorties
Pour la préparation des voyages, les organisateurs seront remboursés sous forme d’une indemnité kilométrique, par kilomètres parcourus durant le circuit depuis leur domicile jusqu’au retour au domicile. (Calcul des kilomètres établi à partir de l’application Via Michelin)
Article 12 – Prix des voyages et sorties
Le prix du voyage sera établi par l’organisateur et validé par le conseil d’administration. Ce prix devra être payé par tous les participants y compris les organisateurs, suivant l’échéancier précisé sur le contrat de voyage.
Le contrat de voyage détaillera le contenu des prestations comprises dans le prix proposé ainsi que le programme du voyage et les consignes à respecter.
Article 13 – Assurances
Une assurance annulation pourra être souscrite par l’adhérent.
L’association ACF Vendée Océan a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle organisateurs de voyages.
Article 14 – Frais administratifs ou frais de dossier
Des frais administratifs ou frais de dossier seront demandés aux participants et précisés sur le contrat de voyage. Ils seront non remboursables en cas d’annulation du voyage pour quelque cause que ce soit.
Titre IV : Dispositions diverses
Article 15 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association ACF Vendée Océan, est établi par le conseil d’administration, conformément à l'article 19 des statuts.
Il peut être modifié par le conseil d’administration, il doit être approuvé par l’assemblée générale.
Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l'association par lettre simple ou courrier électronique, et consultable sur le site internet de l’association sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.
A la Ferrière, le 28 octobre 2024
La Présidente : Béatrice HILARUS